Jäsen- ja asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Henkilötietolain mukainen rekisteriseloste
Laatimispäivämäärä: 16.3.2018
1. Rekisterinpitäjä
Timoniemen Metsästäjät ry
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Timoniemen Metsästäjät ry
Timo Jortikka
sihteeri@timoniemenmetsastajat.fi
3. Rekisterin nimi
Timoniemen metsästäjien jäsen- ja asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään jäsenasioiden hoitamisen, jäsenkyselyiden, jäsenviestinnän, asiakaslaskutuksen, palveluiden kehittämisen, raportoinnin ja muissa näihin liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.
5. Rekisterin tietosisältö
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat yhdistyksen jäsenet sekä asiakkaat.
Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraavia rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja: Yhdistyksen jäsenenä tai asiakkaana olevan tai olleen perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero). Lisäksi käsitellään jäsenten ja asiakkaiden tilaus-, osto- ja asiointitietoja.
6. Tietolähteet
Sähköpostin, verkkosivuston tai muun palvelun kautta jäsenen tai asiakkaan ilmoittamat tiedot sekä yhdistyksen jäsen- ja asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen kautta saadut tiedot.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja käytetään Timoniemen Metsästäjät ry:n sisällä jäsen- ja asiakastietojen käsittelyssä sekä viestinnässä. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
Timoniemen Metsästäjät voi ulkoistaa henkilötietojen teknistä käsittelyä ulkopuolisille yrityksille, jotka sijaitsevat Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen sisällä. Tällä tarkoitetaan yhdistysten jäsen- ja asiakasrekisteripalveluja suomessa tuottavia yrityksiä.
8. Oikeus tarkistaa ja muokata rekisterin tietoja
Rekisterin henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle.
Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja henkilötietolakia. Tietoja voivat käsitellä vain nimetyt henkilöt käytttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisterin käytössä ja yhdistyksen sivustolla käytetään suojattu yhteyttä (SSL yhteys) sekä ajantasaisia palomuuri- ja virusohjelmia.
Reviirin tietosuojaseloste
Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Jortikka Timo, sihteeri@timoniemenmetsastajat.fi
Rekisterin sisältämien henkilötietojen käyttötarkoitus
Rekisteri sisältää tiedot metsästysvuokrasopimuksista kaikkien seuran vuokraamien metsästysmaiden osalta. Sopimusten pohjalta koostetaan kartta- ja luettelomuotoisia yhteenvetoja esimerkiksi lupahakemuksia varten.
Rekisteri sisältää myös luettelon seuran jäsenistä, joilla on pääsy Reviiri-palvelun tuottamiin tietoihin, pääsykontrollia varten.
Rekisterin tietosisältö
Maanomistajien osalta talletetaan seuraavia henkilötietoja:
- Etu- ja sukunimi
- Postiosoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Maanomistajalta vuokrattujen tilojen rekisterinumerot ja nimet.
Seuran jäseniltä talletetaan seuraavia henkilötietoja:
- Etu- ja sukunimi
- Postiosoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite.
Tietolähteet
Vuokrasopimusten tiedot tulevat maanomistajilta itseltään vuokrasopimusta täytettäessä. Seuran jäsenet toimittavat omat tietonsa liittyessään seuraan.
Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Tietoja ei luovuteta seuran ulkopuolisille tahoille.
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Teknisistä syistä johtuen tietoja saatetaan siirtää EU:n sisällä esimerkiksi palvelimelta toiselle.
Suojaus
Seuran tiedot Reviirissä on suojattu tavanomaisin tietoturva-alan yleisten käytäntöjen mukaisin keinoin. Seuran toimihenkilöt käyttävät henkilökohtaisia tunnuksia, jotka on suojattu salasanoin.
Seuran nimeämien toimihenkilöiden lisäksi henkilötietoihin on pääsy vain Reviiri-palvelun teknisen tuen henkilöstöllä, ja heilläkin vain seuran toimihenkilöiden erillisestä pyynnöstä, esimerkiksi teknistä tukea varten.